Protokoll för årsmötet 2016
Plats: Nordiska Akvarellmuseet, Skärhamn
Tid: 2016-04-17, kl 13.30 - 15.00
Närvarande: Styrelsen i NAS samt 16 NAS-medlemmar och gäster. Summa 17 röstberättigade.

1. Öppnande
Marianne Gross hälsade alla välkomna till Skärhamn och förklarade mötet öppnat
2. Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes
3. Val av ordförande för årsmötet
Marianne Gross valdes till ordförande
4. Val av sekreterare vid årsmötet
Anders Högberg valdes till sekreterare
5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Mona Sloth och Bjørn Imislund valdes till justeringsmän tillika rösträknare
6. Fråga om årsmötet blivit i stadgeenlig ordning utlyst
Ja. Årsmötet har i stadgeenlig ordning blivit utlyst
7. Föredragning av styrelsens årsredovisning innehållande verksamhets- och förvaltningsberättelse
Vår ekonomiansvariga, Berit Barkin, föredrog årsredovisningen och Marianne Gross föredrog verksamhets- och förvaltningsberättelse.
8. Föredragning av revisionsberättelse
Revisionsberättelsen föredrogs av Anders Högberg
9. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkningar
Resultat- och balansräkningen fastställdes
10. Beslut om resultatdisposition
Beslutades att årets resultat överförs till nästa års balansräkning
11. Presentation av budget för innevarande verksamhetsår
Budgeten presenterades av Berit Barkin och årsmötet fastställde budgeten för innevarande budgetår.
12. Fastställande av årsavgift
Det beslöts att höja årsavgiften i Norge till 360:- (NOK) för att komma upp i nivå med årsavgiften i Sverige (360:- SEK).
13. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna
Styrelsen beviljades ansvarsfrihet
14. Handlingsprogram för innevarande verksamhetsår
Marianne Gross läste upp handlingsprogrammet för innevarande verksamhetsår och redogjorde för vårt årsprogram. Handlingsprogrammet godkändes.
15. Val av ordförande i Nordiska Akvarellsällskapets styrelse
Marianne Gross är sittande ordförande eftersom hon valdes på 2 år på förra årsmötet, 2015.
16. Val av övriga styrelseledamöter
Till ny dansk representant valdes Hanne Julie Johansen (2 år)
Linda Granfors omvaldes som finsk representant (2 år)
Jónina Magnúsdóttir omvaldes som isländsk representant (2 år)
Karin Keane omvaldes som norsk representant (2 år)
17. Val av revisor
Stefan Holmström omvaldes som revisor (1 år)
18. Val av valberedning
Årsmötet valde Kari Kolltveit till att fortsätta i valberedningen (valdes på 2 år 2013)
Mona Sloth valdes som ny representant i valberedningen (2 år)
Ylva Sager valdes som ny representant i valberedningen (2 år)
19. Av styrelsen till årsmötet hänskjutna frågor samt skriftliga frågor från medlemmar, inlämnade till styrelsen senast den 1 februari 2016.
Två förslag har inkommit från Kari Kolltveit m.fl:
1: Forslag til forandring av styresammensetningen
For å unngå problemer om et av styremedlemmene går av, eller kunne hente hjelp under krevende arbeidsprosesser som større utstillinger o.l, foreslår vi at styret økes med inntil fire vararepresentanter. Styret vil da bestå av sju ordinære styremedlemmer og inntil fire vararepresentanter. I vedtektene §3 heter det at styret skal ha minst sju, høyst elleve medlemmer. Det betyr at vi ikke behøver noen vedtektsendring siden vi holder oss innenfor de allerede oppgitte rammene.
Forslag: Styret økes fra sju til (inntil) elleve medlemmer, de (en til) fire nye medlemmene blir vararepresentanter.
Styrelsen anbefaler at forslaget nedstemmes og begrunner dette slik:
Styret anser det ikke nødvendig og hensiktsmessig å øke antallet suppleanter (varamedlemmer) i styret med 1-4 representanter.
Årsaken ligger i at NAS styre anser at:
- vi allerede har en optimal sammensetning av styremedlemmer
- styrearbeidet er av en slik art, at om varamedlemmer skal innsettes og kunne fungere i vervet, vil man ønske full deltagelse på våre styremøter
- vi ikke kan forsvare de økte kostnadene full deltagelse innebærer
Styret har allerede anledning ti å utpeke, adjungera, personer til oppgaver som krever ekstra innsats, se også stadgarna paragraf 3:
§3
Styrelsen består av lägst sju och högst elva ledamöter.
Valbar til styrelsen är den som varit medlem i Nordiska Akvarellsällskapet i minst et år.
Styrelsens ordförande väljs av ordinarie föreningsstämma för en period om två år. Ordförande kan omväljas högst en gång. Avgående ordförande kan dock väljas til annan post i styrelsen.
Övriga ledamöter väljs av ordinarie föreningsstämma för en period om två år. Övriga ledamöter kan omväljas. Ingen styrelseledamot kan omväljas längre än för två mandatperioder om två år.
Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör. Styrelsen äger rät till sig adjungera personer för särskilda ärenden. Årsmötet beslutade enhälligt att bifalla styrelsens förslag.
2: Forslag om utsendelse av årsmøtepapirer
Det er vanlig praksis å sende ut årsmøtepapirer i god tid før årsmøter. Dette er en av grunnforutsetningene for en demokratisk og transparent organisasjon for medlemmene. Om det er for dyrt å sende det ut på papir, kan det sendes ut på epost til alle som har det.
Forslag: Årsmøtepapirer (agenda, regnskap, budsjett og beretning) sendes ut sammen med innkallelsen eller minimum en måned før årsmøtet.
Styret er glad for dette innspill og ønsker så langt som mulig å etterkomme intensjonen med forslaget. Forslaget krever en utredning og en endret praksis. Det må innføres endrede rutiner for regnskapsfører, for styrets møteplan, og forslaget kan innebære økonomiske konsekvenser. Vi vil ta initiativ til en utredning i samarbeid med regnskapsfører og revisor. Vi ønsker å arbeide for at årsmøtepapirene kan gjøres tilgjengelig i rimelig tid innen årsmøtet, men kan ennå ikke forplikte oss til å overholde tidshorisonten som angis i forslaget. Styret anbefaler derfor at dette forslaget i denne detaljerte utforming nedstemmes. Styrelsen tar sikte på å gjøre endringer allerede ved årsmøtet i 2017.
Årsmötet beslutade enhälligt att bifalla styrelsens förslag.
20. Fastställande av tid och plats för nästkommande årsmöte
Nästa årsmöte föreslogs äga rum preliminärt i slutet av april/ början av maj 2017 i Modalen utanför Bergen; Hotel Mobryggja skall kontaktas för att närmare besluta tidpunkt mm. Kallelse till årsmötet kommer att annonseras senare.
21. Övriga frågor
Ökade aktiviteter för medlemsvärvning föreslogs.
22. Avslutande
Därefter delades årets Winsor & Newtonpris ut till Martha Ossowska Persson, som själv var närvarande tillsammans med man och barn. Hon fick högtidligen motta priset med följande motivering: ”Winsor & Newtonpriset 2016 tilldelas Martha Ossowska Persson för ett mångtydigt akvarellmåleri där organiskt böljande kluster av sammanflätade händer ställer frågor om mänsklig kontakt, konflikt och kommunikation.”

Vid protokollet:
Anders Högberg

Justeras:
Mona Sloth Bjørn Imislund